MODUŁY SYSTEMU GŁOSOWANIA I DEBAT „HD SYSTEM PLUS”

System zbudowany jest modułowo, co daje nam nieograniczone możliwości dostosowania naszych rozwiązań dla potrzeb każdego, nawet najbardziej wymagającego klienta.

Wersja podstawowa systemu składa się z modułów głosowania, debaty, cyfrowej rejestracji dźwięku oraz modułu wizualizacji.

Moduł głosowania – umożliwia między innymi:

  1. Obsługę głosowań (jawnych, jawnych bezimiennych, tajnych).
  2. Przygotowanie tematów głosowań do wykorzystania w trakcie sesji.
  3. Przeprowadzanie głosowań / liczenie głosów.
  4. Obsługę Sesji oraz innych grup użytkowników korzystających z infrastruktury (np. komisje).
  5. Grupowanie głosowań w odpowiednie „sesje”.
  6. Głosowanie zwykłą większością głosów, umożliwia liczenie ilość głosów oddanych „ZA”, „PRZECIW”, „WSTRZYMUJĘ SIĘ”, podaje wymaganą większość dla danego głosowania oraz sumuje ilość głosujących (oddane głosy „ZA”, „PRZECIW”, „WSTRZYMUJE SIĘ”). Pokazywana jest wymagana większość oraz kworum.
  7. Tworzenie i wydruk imiennych protokołów z przebiegu głosowania, natychmiast po zakończeniu głosowania, przedstawiając jak głosowali poszczególni radni (w trybie jawnym).
  8. Tworzenie i wydruk protokołów z przebiegu głosowania, natychmiast po zakończeniu głosowania, przedstawiając ogólne wyniki głosowania bez podawania informacji, który radny w jaki sposób głosował (w trybie tajnym).
  9. Archiwizację protokołów z głosowania.
  10. Wizualizację głosowań – przedstawienie wyników głosowania na różnych nośnikach multimedialnych (ekran, monitor).
  11. Wyświetlanie i edycję listy utworzonych głosowań.

Moduł debaty – umożliwia między innymi:

  1. Zarządzanie debatą i wyświetlanie informacji w postaci listy osób zgłoszonych do debaty.
  2. Dodanie zgłaszającego się radnego na koniec listy osób zgłoszonych do debaty.
  3. Usuwanie radnego z listy osób zgłoszonych do debaty, w przypadku rezygnacji z głosu.
  4. Dodanie radnego na początek listy osób zgłoszonych do debaty, w przypadku głosu priorytetowego.
  5. Odłączanie mikrofonu aktualnie przemawiającego radnego i usuwanie z listy.
  6. Ustawienie z poziomu systemu na początku listy dowolnie wybranej osoby z listy osób.
  7. Przydzielanie dodatkowego czasu aktualnie przemawiającemu radnemu.
  8. Rozpoczynanie odliczania przydzielonego czasu wypowiedzi i jednocześnie uruchamianie mikrofonu.
  9. Zatrzymywanie odliczania przydzielonego czasu wypowiedzi osoby przemawiającej i jednocześnie odłączanie mikrofonu oraz usuwanie z listy.
  10. Przydzielanie nielimitowanego czasu wypowiedzi.
  11. Wstrzymywanie przyjmowania na listę zgłoszonych do debaty.
  12. Zakończenie debaty.

Zarządzanie debatą ogranicza się do obsługi mikrofonów, a przydzielanie czasu przeznaczonego na wypowiedź odbywa się automatycznie zgodnie z uchwalonym Statutem. Sterowanie mikrofonami odbywa się według zasady jednego „wędrującego mikrofonu”. Oznacza to, że w danej chwili aktywny jest tylko jeden mikrofon uczestnika sesji, któremu udzielono głosu. Wyjątek stanowią mikrofony przewodniczącego oraz mikrofon zainstalowany w mównicy. Uczestnicy sesji, aby zabrać głos, wpisują się na listę oczekujących poprzez odpowiedni przycisk klawiatury sterującej (w zależności od formy wypowiedzi). System korzystając z tej listy, przydziela czas odpowiednim użytkownikom, włączając i wyłączając ich mikrofony.
Po zakończonej wypowiedzi lub na prośbę uczestnika sesji, mikrofon zostaje wyłączony, a możliwość wypowiedzi zyskuje kolejna osoba z listy.
Moduł debaty uwzględnia zapisy wynikające ze Statutu, które dotyczą czasu wypowiedzi radnych.
Prezydent/Burmistrz/Wójt mogą zgłaszać się do dyskusji w taki sam sposób co radni, ale mogą używać pierwszeństwa głosu np.: gdy zostaje im zadane pytanie. Używają odpowiedniego przycisku i umieszczeni zostają przez system na początku listy oczekujących na dyskusję.

Moduł cyfrowej rejestracji dźwięku – umożliwia między innymi:

  1. Zarejestrowanie plików muzycznych, z możliwością odsłuchania ich w dowolnym momencie w czasie trwania sesji, z wykorzystaniem systemu.
  2. Moduł ten tworzy jednocześnie cztery streamingi:
    1. całościowy – tworzy się automatycznie, podczas rozpoczęcia sesji, a kończy podczas zamykania sesji lub jej przerwania,
    2. debatowy – tworzy się podczas otwierania debaty nad poszczególnym punktem i kończy podczas zamykania debaty,
    3. cząstkowy – rozpoczyna się w momencie załączania mikrofonu użytkownika i kończy się wraz z momentem wyłączenia mikrofonu,
    4. pośredni – rozpoczyna się w momencie wyłączenia mikrofonu użytkownika i kończy się wraz z załączeniem mikrofonu użytkownika.

Ponadto, moduł cyfrowej rejestracji dźwięku umożliwia przeglądanie, przeszukiwanie i odtwarzanie poszczególnych nagrań w następujących schematach:

  1. Odtwarzanie nagrania całkowitego sesji, wraz z możliwością odszukania poszczególnej sesji.
  2. Odtwarzanie nagrania z poszczególnej debaty, wraz z możliwością wyszukania nagrania spośród debat.
  3. Odtwarzanie wszystkich wypowiedzi poszczególnego użytkownika w danej debacie lub wszystkich nagrań w danej sesji.
  4. Odtworzenie wszystkich wypowiedzi poszczególnego użytkownika w określonym przedziale czasowym.

Moduł konferencyjny – umożliwia między innymi:

  1. Obsługę konferencji oraz spotkań nie związanych z radą, bez konieczności użycia kart identyfikacyjnych.
  2. Zgłaszanie się do konferencji lub spotkania.
  3. Załączenie mikrofonu obecnie przemawiającemu uczestnikowi konferencji lub spotkania.
  4. Wizualizację obecnie przemawiającego.
  5. Cyfrową rejestrację dźwięku.

Moduł HD Transmisja – moduł umożliwiający realizację usługi transmisji audio – video z obrad do sieci internet w następujących wariantach:

  1. Realizacja usługi z wykorzystaniem kamer obrotowych, zintegrowanych z naszym systemem kompleksowej obsługi sesji „HD System Plus”.
  2. Realizacja usługi z wykorzystaniem kamery stacjonarnej, bez konieczności integracji z systemem „HD System Plus”.
  3. Realizacja usługi w jakości analogowej lub cyfrowej.

Usługi transmisji online wszelkiego rodzaju obrad, konferencji oraz innych wydarzeń odbywają się w oparciu o system transmisji HD Transmisja. Każda z transmisji, na życzenie klienta, może również zostać udostępniona w formie zapisu archiwalnego. Efektem udostępnienia wydarzenia w internecie jest znaczne zwiększenie jego zasięgu oraz grona odbiorców.

Powiązanie sytemu transmisji online HD Transmisja z naszym systemem do kompleksowej obsługi sesji „HD System Plus®” pozwala na prowadzenie transmisji w sposób automatyczny. System zapewnia wówczas kadrowanie i pozycjonowanie kamer na osobach zabierających głos w dyskusji, eliminując konieczność ręcznej realizacji transmisji oraz obsługi kamer.

Zastosowanie kamery stacjonarnej pozwala na realizację transmisji z wydarzeń mających miejsce w sali sesyjnej z jednej ogólnej perspektywy.

Usługa, realizowana jest w oparciu o profesjonalny system transmisji strumieniowej, charakteryzujący się wysoką elastycznością i niezawodnością działania. W oparciu o standardową przeglądarkę internetową z wtyczką Flash Player, bez konieczności instalacji dodatkowych aplikacji czy też ściągania dużych plików, użytkownik uzyskuje pełny i natychmiastowy dostęp do zasobów systemu transmisji.

Moduł HD Sesja – elektroniczna dystrybucja dokumentów – umożliwia między innymi:

  1. Gromadzenie dokumentów związanych z sesjami i komisjami w jednym miejscu.
  2. Przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów związanych z sesjami i komisjami.
  3. Powiadamianie radnych o dokumentach przy pomocy sms-ów lub/i maili.
  4. Skuteczne dostarczenie materiałów do radnych (raporty logowania do witryny oraz doręczenia sms-ów).
  5. Tworzenia dokumentacji z sesji/komisji.
  6. Integrację z systemem do kompleksowej obsługi sesji.

HD Sesja jest aplikacją umożliwiającą dystrybucję dokumentów pomiędzy Biurem Rady a Radnymi. Może ona działać w sposób autonomiczny, ale może również zostać zintegrowana z naszym systemem do kompleksowej obsługi sesji „HD System Plus”.

W aplikacji HD Sesja przygotowuje się porządek obrad a następnie przesyła, wraz z załączonymi do każdego punktu sesji lub komisji dokumentami do systemu zarządzania obradami.
Tak przygotowany plan sesji lub komisji publikuje się w sieci internet, a do zdefiniowanych przez Biuro Rady grup użytkowników trafia informacja za pomocą e-maila lub sms-a, iż dokumenty dotyczące sesji lub komisji zostały opublikowane i czekają na pobranie.

Radny otrzymuje możliwość przeglądania i czytania dokumentów związanych z sesją/komisją na dowolnym nośniku multimedialnym (np. notebook, tablet) po zalogowaniu się do specjalnie przygotowanej witryny internetowej.

Istnieje możliwość przypisania Radnych do poszczególnych grup użytkowników np. Radni Rady Miasta/Gminy/Powiatu/Sejmiku, Radny Komisji Oświaty, itp.

Przypisanie Radnych do określonych grup skutkuje tym, iż Radny otrzymuje dostęp tylko i wyłącznie do dokumentów powiązanych z sesją lub komisją planowaną oraz do zasobów archiwalnych związanych z jego grupą.

Korzyści z wdrożenia zarówno dla Biur Rady jak i Radnych:

  • dostęp do dokumentów o każdym czasie i w każdym miejscu z dostępem do internetu,
  • dostęp do dokumentów przy pomocy dowolnego nośnika (komputer, notebook, tablet) z dostępem do internetu,
  • szybka i sprawna weryfikacja dostarczenia Radnym dokumentów związanych z sesją lub komisją,
  • wszystkie dokumenty zgromadzone są w jednym miejscu,
  • oszczędność papieru,
  • oszczędność tonerów i eksploatacji drukarek,
  • oszczędność czasu.